第1　この要綱は、戸籍電算システムに係るデータ等の保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍電算システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　戸籍電算システム　専用の電子情報処理組織により戸籍、除かれた戸籍、附票、人口動態調査票等の内容を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2)　戸籍データ　戸籍情報システムに磁気ディスクをもって調整された戸籍、附票、人口動態調査票等に関する記録(その記録の媒体及びその記録を出力した帳票を含む。)をいう。

(3)　磁気ディスク等　磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4)　ドキュメント　戸籍電算システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍電算システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(5)　戸籍データ等　戸籍データ、戸籍情報システムに係るプログラム(以下「プログラム」という。)、ドキュメント等をいう。

(処理の基本方針)

第3　戸籍電算システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮するものとする。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4　戸籍電算システムの適正な運用及び戸籍データ等の保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民部市民課長を持って充てる。

(保護管理者の職務)

第5　保護管理者は、戸籍データ等の管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データ等が的確に管理されるよう努めなければならない。

2　保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

3　保護管理者は、事故が発生した時は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、その内容を戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条第1項に規定する戸籍事務の管掌者に報告しなければならない。

(戸籍データ取扱責任者の設置)

第6　保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民部市民課戸籍係長をもって充てる。

(戸籍データの保護)

第7　保護管理者は、戸籍データの漏えい、紛失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2　戸籍電算システムの処理を行うための端末機は、来庁者がその内容を読み取ることのできない位置及び角度に配置しなければならない。

3　戸籍データは、他の業務を処理するための電子情報組織から直接アクセスさせてはならず、法令に定めがあるものを除き、他の業務に利用してはならない。

4　戸籍データは、不要となった時点で速やかに裁断等により復元することができない方法によって処分しなければならない。

5　戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8　保護管理者は、次に定める事項を遵守し、磁気ディスク等を適正に管理しなければならない。

(1)　施錠することができ、及び持ち運びすることができない保管用具に保管する等の方法により磁気ディスク等の適正に管理するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2)　磁気ディスク等の受け払い及び管理については、名称、受払日、作成期日その他の必要な事項を台帳に記録しておくこと。

(3)　磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元することができない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9　保護管理者は、次の定める事項を遵守し、戸籍情報システムから出力された帳票(東久留米市民等に交付する目的で出力されたものを除く。以下「出力帳票」という。)を適正に管理しなければならない。

(1)　出力帳票は、廃棄するまでの間、施錠することができ、及び持ち運びすることができない保管用具に保管する等の方法により適正に管理する。

(2)　長期間にわたり保存する必要がある出力帳票は、名称、作成期日その他の必要な事項を台帳に記録すること。

(ドキュメントの管理)

第10　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2　取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11　保護管理者は、戸籍情報システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、並びに個別の業務処理範囲を制御するパスワード(以下「パスワード」という。)を設定し、及び付与しなければならない。

2　保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3　保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4　取扱職員は、パスワードを制御する業務処理範囲が第1項の規定により定める業務処理範囲を越える場合には、その業務処理範囲を越えてパスワードを使用してはならない。

5　取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12　保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1)　パスワード使用状況

(2)　端末機の管理状況

(3)　戸籍データ等の取扱状況

(4)　戸籍事務室の管理状況

(5)　前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの管理及び運営に関すること。

(端末機の操作)

第13　端末機の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。

2　端末機の操作は、戸籍業務、附票業務その他の戸籍関連業務に必要な場合を除き行ってはならない。戸籍データの検索についても、同様とする。

(機器、プログラム等の管理)

第14　保護管理者は、戸籍のデータの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修及び点検の実施)

第15　取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練の計画を策定し、保護管理者の了承を得て、これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については、着任後速やかに実施しなければならない。

2　戸籍データの安全を確保するため、年1回戸籍データの管理状況等に関する定期点検を実施するとともに、当該点検に係る記録簿を備え、これに記録するものとする。

(会議)

第16　戸籍データを適切に管理するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2　会議は、保護管理者が必要に応じて開催するものとする。

3　会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

(委任)

第17　この要綱に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項は、東久留米市長が別に定める。

付則