○東久留米市議会個人情報保護条例施行規程
令和5年3月31日
議会訓令甲第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、東久留米市議会個人情報保護条例(令和5年東久留米市条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(要配慮個人情報)
第2条 条例第2条第2項の議長が定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等(本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。)とする。
(1) 次に掲げる心身の機能の障害があること。
ア 身体障害者福祉法(昭和24年法律第283号)別表に掲げる身体上の障害
イ 知的障害者福祉法(昭和35年法律第37号)にいう知的障害
ウ 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律(昭和25年法律第123号)にいう精神障害(発達障害者支援法(平成16年法律第167号)第2条第1項に規定する発達障害を含み、イに掲げるものを除く。)
エ 治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律(平成17年法律第123号)第4条第1項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の主務大臣が定める程度であるもの
(3) 健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
(4) 本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。
(5) 本人を少年法(昭和23年法律第168号)第3条第1項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。
(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある議会に対する行為による保有個人情報(議会の事務局の職員が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、保有個人情報として取り扱われることが予定されているものを含む。)の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(4) 保有個人情報に係る本人の数が100人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(1) 概要
(3) 漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報に係る本人の数
(4) 原因
(5) 二次被害又はそのおそれの有無及びその内容
(6) 本人への対応の実施状況
(7) 公表の実施状況
(8) 再発防止のための措置
(9) その他参考となる事項
(電磁的方法)
第6条 条例第16条第4項に規定する電磁的方法は、次に掲げる方法とする。
(1) 電話番号を送受信のために用いて電磁的記録を相手方の使用に係る携帯して使用する通信端末機器に送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)
(2) 電子メールを送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)
(3) 前号に定めるもののほか、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和59年法律第86号)第2条第1号に規定する電気通信をいう。)を送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)
(匿名加工情報の安全管理措置の基準)
第7条 条例第17条第2項の議長が定める基準は、次のとおりとする。
(1) 匿名加工情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(2) 匿名加工情報の取扱いに関する規程類を整備し、当該規程類に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。
(3) 匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第8条 議長は、個人情報ファイル(条例第18条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第4項において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。
2 個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルごとに作成する個人情報ファイル簿(単票)(様式第1号)を取りまとめて一の帳簿とする。
3 議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。
4 議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第18条第2項第6号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルに係る個人情報ファイル簿(単票)を消除しなければならない。
5 議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを議会事務局の事務所(以下単に「事務所」という。)等に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
6 条例第18条第1項第10号の議長が必要と認める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 条例第2条第4項第1号に係る個人情報ファイル又は同項第2号に係る個人情報ファイルの別
(2) 条例第2条第4項第1号に係る個人情報ファイルについて、第8項第2号に掲げる個人情報ファイルがあるときは、その旨
7 条例第18条第2項第6号の議長が定める数は、1,000人とする。
8 条例第18条第2項第8号の議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。
(1) 条例第18条第2項第1号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして、次に掲げるもの
ア 次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの((ア)に掲げる者の採用又は選定のための試験に関する個人情報ファイルを含む。)
(ア) 執行機関の職員又は当該職員であった者
(イ) 条例第18条第2項第1号に規定する者又は(ア)に掲げる者の被扶養者又は遺族
イ 条例第18条第2項第1号に規定する者及びアの(ア)又は(イ)に掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの
(2) 条例第18条第2項第7号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして、条例第2条第4項第2号に係る個人情報ファイルであって、その利用目的及び記録範囲が条例第18条第1項の規定による公表に係る条例第2条第4項第1号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるもの
(開示請求書)
第9条 開示請求書には、条例第21条第1項各号に掲げる事項のほか、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 開示請求者の連絡先
(3) 代理人が本人に代わって開示請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
2 開示請求書には、開示請求に係る保有個人情報の開示の実施の方法(文書又は図画に記録されている保有個人情報については閲覧又は写しの交付をいい、電磁的記録に記録されている保有個人情報については第16条の規定により議長が別に定める方法をいう。以下同じ。)について、次に掲げる事項を記載することができる。
(1) 求める開示の実施の方法
(2) 事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日
(3) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨
(開示請求における本人確認手続等)
第10条 開示請求をする者は、議長に対し、次の各号に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。
(1) 開示請求書に記載されている開示請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
(2) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求をする者が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類
2 開示請求書を議長に送付して開示請求をする場合には、開示請求をする者は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類を議長に提出すれば足りる。
(1) 前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
(2) その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求をする日前30日以内に作成されたもの
3 条例第20条第2項の規定により代理人が開示請求をする場合には、当該代理人は、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を議長に提示し、又は提出しなければならない。
5 開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。
6 前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。
(開示決定の際に通知すべき事項)
第11条 条例第26条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法
(2) 事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示の実施を求める場合にあっては、条例第30条第3項の規定による申出をする際に事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨
(3) 写しの交付により保有個人情報の開示を実施する場合における当該写しの交付に要する費用
(4) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用
(5) 電子情報処理組織を使用して保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数その他当該開示の実施に必要な事項
(1) 開示請求書に記載された開示の実施の方法による保有個人情報の開示を実施することができる場合(事務所における開示については、開示請求書に記載された事務所における開示の実施を希望する日に保有個人情報の開示を実施することができる場合に限る。) その旨及び前項各号に掲げる事項
2 条例第29条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
4 条例第29条第2項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 第2項各号に掲げる事項
(2) 条例第29条第2項各号のいずれに該当するかの別及びその理由
(1) 音声データ 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体(電磁的記録を記録する記録媒体をいう。以下この条において同じ。)に複製したものの交付
(2) 映像データ(写真等を表示する画像データを含む。) 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。)
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したもの(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。)の交付
(3) 前2号に掲げるもの以外の電磁的記録 次のいずれかの方法
ア 用紙に出力したものの閲覧又は交付
イ その他当該電磁的記録に応じて適切な方法
(開示の実施の方法等の申出)
第17条 条例第30条第3項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 求める開示の実施の方法(開示決定に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法)
(2) 開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分
(3) 事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日
(4) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨
3 第11条第2項第1号に掲げる場合に該当する旨の条例第26条第1項の規定による通知があった場合において、第9条第2項各号に掲げる事項を変更しないときは、条例第30条第3項の規定による申出は、することを要しない。
(1) 事務所に設置する複写機により写しを作成する場合及び事務所に設置する印刷機により用紙に出力する場合(日本産業規格A列3番、A列4番、B列4番又はB列5番の用紙を用いる場合に限る。) 単色にあっては1枚につき10円、カラーにあっては1枚につき50円(日本産業規格A列3番にあっては、1枚につき80円)
(2) 光ディスクその他の電磁的記録媒体により複製を作成する場合 当該複製に要する実費
(3) その他当該電磁的記録に応じて適切な方法により開示する場合 当該開示に要する実費
2 前項に定める写しの交付に要する費用は、事務所における開示の実施にあっては現金により、写しの送付の方法による開示の実施にあっては納付書、郵便為替又は現金書留により納付しなければならない。
3 条例第32条第2項の規定により写しの交付を送付により受ける場合における当該送付に要する費用を納める方法は、納付書又は郵便切手で納付する方法とする。
(訂正請求書)
第19条 訂正請求書には、条例第34条第1項各号に掲げる事項のほか、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 訂正請求の年月日
(2) 訂正請求者の連絡先
(3) 代理人が本人に代わって訂正請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
3 訂正請求書には、訂正請求に係る保有個人情報の内容が事実でないことを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
(利用停止請求書等)
第25条 利用停止請求書には、条例第41条第1項各号に掲げる事項のほか、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 利用停止請求の年月日
(2) 利用停止請求者の連絡先
(3) 代理人が本人に代わって利用停止請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
3 利用停止請求書には、利用停止請求に係る保有個人情報が条例第40条第1項各号のいずれかに該当することを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
(条例の施行状況の報告時期及び公表方法)
第31条 議長は、前年度分の条例の施行の状況を取りまとめ、毎年の第2回定例会に報告し、その概要をインターネットその他適切な方法により公表するものとする。
付則
(施行期日)
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。
(東久留米市議会が保有する個人情報の保護等に関する規程の廃止)
2 東久留米市議会が保有する個人情報の保護等に関する規程(平成14年東久留米市議会規程第1号)は、廃止する。
付則(令和6年5月29日議会訓令甲第1号)
この訓令は、公表の日から施行する。
様式第1号(第8条関係)個人情報取扱事務登録簿(単票) 〔略〕
様式第1号(第8条関係)個人情報ファイル簿(単票) 〔略〕
