第1　この要綱は、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　戸籍情報システム　クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバーと市民課に設置した戸籍専用端末により、戸籍事務及び別表に規定する戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2)　戸籍データ　戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3)　磁気ディスク等　磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4)　ドキュメント　クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4　戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民部市民課長をもってこれに充てる。

(保護管理者の職務)

第5　保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2　保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

3　保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である東久留米市長(以下「市長」という。)に報告しなければならない。この場合において、市長に事故があるとき又は欠けたときは、あらかじめ市長が定めたものがその職務を代理する。

(データ取扱責任者の設置)

第6　保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民部市民課戸籍係長をもってこれに充てる。

(戸籍データ保護)

第7　保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2　戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者がその内容を読み取ることのできない位置及び角度に配置しなければならない。

3　戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、かつ、これを他の業務に利用してはならない。

4　戸籍データは、不要となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8　保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない

(1)　持ち運び可能な磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2)　持ち運び可能な磁気ディスク等は、格納した記録内容が分かるよう、ラベルで明示する等適正な管理をすること。

(3)　持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理は、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録して行うこと。

(4)　持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分すること。

(5)　クラウドサービスは、PCI　DSSの認証を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用するものとし、必要に応じて、PCI　DSSの認証取得の継続性を戸籍管理システム事業者に確認すること。

(出力帳票の管理)

第9　保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1)　施錠ができ、持運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2)　作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3)　帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し適正な場所に保管しなければならない。

2　取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。

(戸籍サーバーのアクセス管理)

第11　保護管理者は、戸籍サーバーへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。

2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止するとともに、サーバー利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することにより、利用状況を確認しなければならない。

3　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。

(戸籍データのアクセス管理)

第12　保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。

2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止するとともに、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、IDとパスワードを付与しなければならない。

3　データアクセスに関する履歴は常時記録し、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することにより、利用状況を確認しなければならない。

4　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。

(戸籍情報システムのアクセス管理)

第13　保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は、戸籍情報システムを操作してはならないものとし、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は、当市職員にて実施するものとする。

2　戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、保護管理者は、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。

(アクセス権限の漏洩防止の措置)

第14　サーバー、データ、システムの各々にアクセスするためのID、パスワードを付与された者は、ID、パスワードが他者に漏れることがないよう、適切に管理運用しなければならない。

2　保護管理者は、ID、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。

3　保護管理者は、ID、パスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。

4　取扱職員は、自己のID、パスワードを他者に漏らしてはならない。

5　戸籍情報システム事業者は、ID、パスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。

(取扱状況の把握)

第15　保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。

(1)　戸籍サーバーの使用状況

(2)　戸籍データの使用状況

2　保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。

(1)　戸籍情報システムの使用状況

(2)　端末機の管理状況

(3)　戸籍事務室の管理状況

(4)　その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末機の操作)

第16　端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。

2　端末機は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合に限り操作するものとし、見出データ及び戸籍に関するデータは、これらの事務に必要な場合を除き、検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第17　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第18　戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施するとともに、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し研修を実施しなければならない。

(会議)

第19　戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2　会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。

3　会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4　会議の庶務は、市民部市民課戸籍係において処理する。

(委任)

第20　この要綱に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータ等の保護及び管理について必要な事項は、市長が別に定める。

付則